Klienci bardzo często pytają mnie jak można zaliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej wydatki związane z użytkowaniem samochodu wykorzystywanego do prowadzenia tej działalności.

1. Jeżeli samochód jest własnością osoby prowadzącej działalność lub jej współmałżonka to można wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych działalności gospodarczej i rozliczać w kosztach całość wydatków związanych z jego użytkowaniem: paliwo, naprawy, myjnia, części, ubezpieczenie, itd. Dokumentem będącym podstawą do wpisania samochodu do ewidencji środków trwałych jest oświadczenie przedsiębiorcy, chyba że dysponujemy fakturą zakupu wystawioną bezpośrednio na dane działalności gospodarczej osoby fizycznej. Dodatkowo koszt uzyskania przychodu mogą stanowić odpisy amortyzacyjne wartości początkowej samochodu. W przypadku nowego samochodu amortyzacja trwa 5 lat, ale gdy samochód zakupimy po 6 miesiącach użytkowania przez poprzedniego właściciela możemy zastosować współczynnik amortyzacji 2 dla używanych środków transportu, zatem okres amortyzacji wyniesie 2,5 roku. Tak proste i korzystne rozwiązanie musi nieść za sobą jakieś niemiłe niespodzianki. Mianowicie, ponieważ rzeczony samochód został wpisany do majątku działalności to sprzedaż (odpłatne zbycie) składników majątku wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą stanowi przychód z działalności gospodarczej, nawet po zakończeniu działalności lub wycofaniu składnika majątku z działalności. Sprzedaż takiego składnika majątku przestaje być przychodem z działalności (nie podlega opodatkowaniu) dopiero po upływie 6 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym składnik majątku został wycofany z działalności.

2. Jeżeli samochód nie stanowi własności przedsiębiorcy lub małżonka, a jest własnością osoby z I lub II grupy podatkowej (zgodnie z ustawą o podatku od spadków i darowizn) albo przedsiębiorca nie chce samochodu wpisywać do ewidencji środków trwałych działalności, to wydatki związane z użytkowaniem takiego samochodu mogą stanowić koszt działalności do wysokości kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) prowadzonej przez przedsiębiorcę. W ewidencji tej przedsiębiorca zapisuje datę, miejscowości (adresy) skąd - dokąd, cel wyjazdu na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz ilość przejechanych kilometrów. Ilość kilometrów przemnożona przez stawkę za 1 km przejazdu podany w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.), wyznacza limit, do wysokości którego możemy zaliczyć w koszty działalności wydatki związane z używaniem takiego samochodu w działalności gospodarczej. Jest to rozwiązanie dość pracochłonne i wymagające dyscypliny przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu, ale nagrodą jest fakt, że samochód nadal pozostaje prywatnym składnikiem majątku (niezwiązanym z działalnością gospodarczą). Zatem jego odpłatne zbycie po 6 miesiącach użytkowania nie jest przychodem opodatkowanym.

Oczywiście najkorzystniejsze rozwiązanie dotyczy samochodów nieosobowych (ciężarowych), na użytkowanie których wydatki nie muszą być ograniczane przez kilometrówkę, pomimo, że samochody te nie stanowią majątku działalności.

Podstawa prawna: art. 10, art. 14, art. 22a-22o ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.